Infos Les infos Motopassion COMPTE RENDU DE LA REUNION DU 04/12/2015

MOTO PASSION / LE TATRE

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COMPTE RENDU DE L ASSEMBLEE GENERALE DU 04/12/2015

Étaient présents que 26 licenciés dont 3 membres du bureau et 1 membre du conseil d'administration :

– ALARCAN Romain (président)

– LAVOIE Véronique (trésorière)

– BIDAINE Jean-Luc (secrétaire)

– BIDAINE Dominique (membre du conseil d'administration).

Étaient excusés : ADRIEN, Jean-Paul, BOURGES, Florent, CARRE, Jean-Luc, la famille COUDROY, DESCHAMPS Daniel, DURET, Magali, JOURDAIN, Christophe, MALZAT, Pascal, MIET Maxime et Wilfried pour raisons personnelles ou professionnelles.

Les autres membres n'ont pas pris contact pour expliquer leur absence, merci à eux.

Ordre du jour :

Bilan de la saison 2014/2015

Remise de chèques caution sponsor et terrain

Réglementation 2015/2016

Licences 2015/2016

C.R. des réunions UFOLEP départementale et régionale

Questions diverses

Le bilan de la saison est négatif de 3220.68 Euros. Le club a eu des dépenses importantes telles que des réparations couteuses du matériel (1001.08 euros), frais d'homologation du terrain et mise en place d'un local W.C. (3475.68 euros) plus divers frais non planifiés (1458.07 euros).

Toutefois, la course de mai présente un bilan positif de 1322.42 euros. La nocturne a rapporté 1104.40 euros. A mettre également en recette 735.50 euros d'encaissement des chèques sponsors.

Le bilan comptable annuel détaillé est à la disposition de chaque adhérent.

Le président indique qu'il a été constaté un manque de présence des licenciés notamment lors des journées de réfection et d'entretien. Par exemple, sur un samedi du mois de mai, seules 13 personnes présentes sur 48 pilotes adhérents. Lors des courses, une grande partie des licenciés ne se sont pas investis laissant toujours aux mêmes personnes (méritantes) les travaux nécessaires à réaliser.

Le président tient à féliciter Olivier BORDRON qui a réalisé gracieusement des travaux sur le terrain pour la course de mai. En contre partie plusieurs pilotes du club (toujours les mêmes) ont apporté leur contribution au club de JURIGNAC. Cette entraide entre clubs est remarquable et est à encourager.

Lors de la saison écoulée, en raison des travaux pour la réhomolagation les cessions d'entrainements du mois de mars n'ont pu avoir eu lieu. Il est envisagé d'effectuer un entrainement le dimanche 20 décembre UNIQUEMENT POUR LES PILOTES LICENCIES DU CLUB qui se sont investis. Ils devront toutefois être détenteurs d'une licence 2015/2016 et à jour de leur cotisation.

Les journées travail sont reconduites. Chaque pilote adulte devra venir minimum deux samedis matin (deux samedis précédents les deux courses). En cas d'absence non justifiée le chèque caution terrain sera encaissé. Il en est de même pour les chèques cautions sponsors. Tout pilote adulte devra démarcher un sponsor, à concurrence de 50 euros minimum pour les encarts publicitaires des programmes de courses. Dans le cas contraire, les chèques cautions sponsors seront encaissés.

Conformément aux directives reçues lors de l'homologation, le terrain devra être entièrement clôturé. Il est prévu d'installer trois barrières pour interdire l'accès véhicules. Le secrétaire devra acheter également un panneau d'affichage où devront être visibles tous les renseignements prévus (périodes d'entrainements, horaires, numéros d'urgence, etc......)

Pour l'année 2014/2015 : 86 licences ont été délivrées pour 48 pilotes adultes et jeunes /7 éducatifs / 31 dirigeants. Comme l'année dernière les licences dirigeants ont été offertes ainsi que 6 licences pilotes en remerciement de leur investissement.

Le bureau a procédé à la remise des chèques sponsors et terrain.

Le pilote FETIVEAU, Manuel n'ayant participé à aucune journée travail, son chèque de 100 euros sera encaissé.

Les pilotes dont les noms suivent n'ayant pas démarché de sponsor, leur chèque de 50 euros sera encaissé :

BROIS Jérémy ; BUIL Anthony ; CHABROUILLAUD Jérémy ; CHARLES Lionel ; DHUGUES Rémi ; DROUET Samuel ; FETIVEAU Manuel ; PLOTON BOUE Nicolas.

Concernant les sommes réunies pour les sponsors, la moitié est reversée au comité des fêtes du TATRE qui partage perte et profit avec le club.

Réglementation 2015/2016 :

Pas de grand changement tearoff autorisés et go-pro interdites ; engagement passe à 22 euros au lieu de 20 euros pour les grands et 8 euros pour les petits (plus 2 euros également) toutefois pour les éducatifs, le club demandera que 6 euros et ne fera pas subir cette augmentation.

Licences 2015/2016 :

Les pilotes qui avaient amené un dossier complet ont pu faire leur renouvellement auprès du secrétaire.

C.R. des réunions UFOLEP départementale et régionale :

Voir dossier en pièces jointes.

Questions diverses :

Le secrétaire prendra contact avec Nadège GRELLIER APAC ANGOULEME pour savoir à quoi correspond la somme de 279.84 euros prélevée (APAC RENOUVELLEMENT). Problème réglé le 06/12, il s'agit du paiement de l'assurance obligatoire depuis deux ans concernant la responsabilité civile du club. Courrier envoyé à chaque licencié par mail, à titre d'information.

Il prendra également attache auprès de pilote dont le chèque n'a pu être encaissé faute de provision.

La réunion de la Commission technique régionale prévue le 18 décembre prochain aura pour but de déterminer, entre autre, le nouveau calendrier des courses. Le club compte organiser une course le 1 mai 2016 et la nocturne les 25/26 juin.

Les personnes titulaires d'un B.F.1. A ou O ont été invitées à suivre la formation pour obtenir le 2ème degré.

Une riveraine s'est plainte auprès du président car des motos roulaient sur le terrain, d'après elle, en dehors des créneaux prévus. Après vérifications il s'avère qu'il s'agissait de pilotes extérieurs au club. Des remarques ont été faites. Si toutefois cela venait à se reproduire, le club prendrait toutes dispositions pour que cela cesse. Il est rappelé que le terrain est homologué pour des entrainements le mercredi, samedi, dimanche et jours fériés. Ce genre de problème ne devrait plus se reproduire une fois le terrain entièrement clôturé.

Le secrétaire demande à ce que l'affranchissement des enveloppes retour soit respecté. En effet une licence et un passeport pèsent plus de 20 grammes (environ 23/25 grammes selon l'enveloppe). Le club doit à chaque fois combler la différence.

Un concert des BINUCHARDS devrait avoir lieu sur le terrain le 20 mai 2016. A confirmer.

La réunion s'est terminée par un pot de l'amitié.

Fait le 06/12/2015

Le secrétaire

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